Excel cơ bản – Hướng dẫn sử dụng Excel 2007

0
934

Excel cơ bản dành cho người mới bắt đầu – Các thao tác cơ bản đối với bảng tính Excel 2007.

Bài viết này chúng tôi muốn gửi tới các bạn cách sử dụng phần mềm MS Excel. Bài này giúp các bạn làm quen với các thành phần trong bản tính Excel, các khái niệm cơ bản cũng như các thành phần trên thanh Ribbon, cách căn lề,… Nói chung sau bài này bạn sẽ thành thạo trong các thao tác quản lý một bảng tính Excel.

1.  Giới thiệu Excel 2007

1.1. Excel là gì?

Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:

  • Tính toán đại số, phân tích dữ liệu
  • Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
  • Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
  • Vẽ đồ thị và các sơ đồ
  • Tự động hóa các công việc bằng các macro
  • Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau.

Các bạn có thể tải hoặc mua phần mềm chính hãng tại đây.

Những thuật ngữ cần nhớ khi làm quen excel 2007:

Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy
thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.

Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng).

Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.

Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các ngăn (tab) đặt tại góc trái dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab

Giao diện Excel
Giao diện Excel

Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office giống như thực đơn File của các phiên bản trước.

1.2. Thanh Ribbon là gì?

Thanh Ribbon: Excel 2007 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là thanh Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.

Ribbon - trung tâm kiểm soát mới của bạn

Ribbon – trung tâm kiểm soát mới của bạn

Thanh Ribbon Excel

Thanh công Ribbon Excel 2007

  • Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…
  • Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu,
  • Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.
  • Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.
  • Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…
  • Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.
  • View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, …
  • Developer: Ngăn này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office >  Excel Options > Popular > Chọn Show Developer tab in the Ribbon.
  • Add-Ins: Ngăn này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,…

2. Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ

2.1. Mở Excel

Thao tác:

B1. Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên trái

B2. Di chuyển chuột lên trên đến chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2007 thì dừng lại.

B3. Nhấp chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2007 để khởi động Excel.

2.2. Phóng to, thu nhỏ và thoát khỏi Excel

Sử dụng nhóm nút ở góc phải trên của màn hình excel

Các nút điều khiển cửa sổ Excel

Các nút điều khiển cửa sổ Excel

 3. Thanh Sheet tab

Để di chuyển qua lại giữa các sheet ta nhấp chuột lên tên của sheet trên thanh sheet tab. Ngoài ra chúng ta có thể dùng <Ctrl + Page Up> để di chuyển đến sheet liền trước sheet hiện hành và <Ctrl+Page Down> để di chuyển đến sheet liền sau sheet hiện hành.

Thanh Sheet Tab

Thanh Sheet Tab

Các bạn có thể tham khảo cách sử dụng các hàm trong Excel tại đây.